Manuale Operativo

Nella mail di avvenuta registrazione al portale riceverete le credenziali (username e password) per l'autenticazione al portale. Inoltre vi sarà rilasciato il codice univoco che dovrà essere registrato presso il portale dell’Agenzia delle Entrate*.
QUESTA OPERAZIONE CONSENTE ALL’UTENTE DI NON COMUNICARE OBBLIGATORIAMENTE IL PROPRIO CODICE UNIVOCO AL FORNITORE: LE FATTURE SARANNO AUTOMATICAMENTE RECAPITATE SUL PORTALE PMS

*Nota: Nel manuale pdf è presente la guida per la registrazione del codice univoco

Nel menu a sinistra selezionare la voce Anagrafiche / Gestisci e impostare il flag su Cruscotto / Sì per indicare l'anagrafica come predefinita. Sarà quindi abilitata la videata principale con i report, le notifiche e le statistiche dell'azienda.

Nel caso si voglia aggiungere o variare un'anagrafica cliente, è opportuno operare prima della compilazione della fattura elettronica al fine di predisporre i dati di fatturazione.

Nella schermata principale del portale, selezionare nel menu a sinistra la voce Anagrafiche / Clienti e Fornitori. Successivamente, scegliendo la ditta sulla quale operare le modifiche, verrà visualizzato l'elenco delle anagrafiche "Clienti/Fornitori" e la funzione per aggiungere una nuova anagrafica (In alto a destra nella pagina)

*Nota: Per filtrare i risultati, selezionare la Tipologia "Cliente" ed utilizzare la funzione "Cerca"

I campi devono essere compilati seguendo i controlli predisposti dal portale:

1. Inserire alternativamente Nome e Cognome in caso di persona fisica, oppure una Ragione Sociale in caso di società
2. Inserire la mail del destinatario. Questo dato consentirà l'invio della fattura di cortesia in pdf e/o del sollecito di pagamento al nostro cliente
3. Inserire il codice univoco del destinatario. In caso non si conosca o si debba inserire la pec, valorizzare il campo con 0000000 (sette volte zero).
4. Inserire l'indirizzo omettento la , (virgola) come separatore: VIA MELO 16
5. Selezionare il comune dal menu a tendina. La funzione prevede una ricerca nel campo Comune.

Completare l'operazione selezionando "Crea Anagrafica"

Il portale PMS abilita l'utente alla creazione di un documento elettronico in due modalità: una versione "fast" che consente la valorizzazione dei campi più comuni della fattura, ed una "completa" che sarà necessaria solo in alcuni casi specifici.

Come prima operazione, selezionare Fattura Elettronica / Fatture Attive nel menu a sinistra. Successivamente cliccare sul pulsante Nuova Fattura/ Fattura fast in alto a destra.

Si accede così all’editor della nostra prima fattura. Come prima operazione indicare i dati generali del documento:

1. Scegliere il cliente selezionandolo dal menu a tendina. Si rimanda alla guida sulla creazione nuovo cliente
2. Indicare la tipologia del documento (Fattura / Nota di Credito..)
3. Indicare il numero del documento (nell’esempio è impostato su automatico). Si rimanda alla guida sull’inserimento automatico della numerazione
4. Selezionare la data della fattura dirattamente dal calendario
5. Selezionare il Registro iva. Di default impostato è impostato su 01 – Registro vendite

Si prosegue nella compilazione del documento elettronico inserendo i dati di pagamento (sezione facoltativa):

1. Cliccare sulla voce “Dati di Pagamento” per abilitare l’inserimento da parte dell'utente.
2. Compilare le Condizioni, le Modalità, l'Iban (i dati dell’iban devono essere comunicati all’assistenza affinchè siano aggiunti in anagrafica), la Scadenza e l'Importo
3. Per confermare l'immissione, cliccare sul + alla fine della riga.

Proseguendo con la compilazione, inserire i dati della prestazione o degli articoli:

1. Inserire la descrizione: si consiglia di non usare i caratteri speciali come: ‘ (apostrofo) - (meno)
2. Inserire la quantità
3. Inserire il prezzo unitario (l'importo totale sarà calcolato automaticamente)
4. Indicare l’aliquota IVA
5. Per confermare i dati cliccare sul + alla fine della riga di immissione

Infine, controllare la correttezza dei dati di riepilogo proposti dal programma (1) ed impostare l'esigibilità dell'iva (2)

Nota: il valore "Importo Dovuto" dei Dati di Riepilogo deve coincidere con il valore indicato nel Passo 3 "Dati di Pagamento" - Punto 2 "Importo". In caso contrario sarà rilevato un errore con la differenza dei due importi

Completato tutti i campi desiderati, la fattura è ormai completa. Ritornare in cima alla pagina e selezionare "Salva"; in questo modo il programma opererà un controllo formale dei dati immessi. Una volta ottenuta la conferma della validità del documento tramite messaggio, tornare indietro nella sezione elenco fatture.

Nota: il valore "Importo Dovuto" dei Dati di Riepilogo deve coincidere con il valore indicato nel Passo 3 "Dati di Pagamento" - Punto 2 "Importo". In caso contrario sarà rilevato un errore con la differenza dei due importi

Questa funzione consente di esportare i dati delle fatture emesse e ricevute, ricavando per queste ultime il metadato essenziale per la registrazione corretta della "data di ricezione".

• Modulo di Contabilità - Robot
• Estrattore Digital - Scarica qui

Selezionare dunque Fattura Elettronica / Export fatture dal menu a sinistra. Nella pagina seguente, indicare l'anagrafica per la quale si richiedono i dati ed impostrare i parametri nell'ordine proposto dal programma. (Tipo Doc. - Anno - Mese)

Nota: Lasciare inalterata l'opzione di default registri "Tutti"

Cliccare quindi sul pulsante Export

Nella finestra successiva bisognerà attendere l'elaborazione dei dati da parte del sistema e la comparsa del pulsante Scarica così come da immagine sottostante. Assicurarsi quindi di ottenere il file .zip (Nell'esempio è stato utilizzato il browser Chrome)

Nota: Effettuare l'operazione dal Passo 1 per tutte le ditte, tipologie, e mensilità necessarie.
In questo esempio sono state scaricate le seguenti tipologie:

• Fattue Attive - Gennaio
• Fatture Passive - Gennaio

Ottenendo dunque due file .zip

L'estrazione non deve avvenire in manuale.

Per semplicità in questo tutorial è stata creata una cartella vuota sul Desktop - "Fatture Scaricate" nella quale sono stati copiati tutti i file .zip. Possiamo quindi avviare il programma Estrattore Digital contrassegnato dall'icona

Selezionare tutti i file .zip da elaborare (così come mostrato) ed attendere il messaggio di conferma da parte del programma.

Il programma genera così due cartelle:

• Attive
• Passive

e dividerà in automatico le due tipologie di fattura. In particolare nella cartella “Passive” saranno creati i file contenenti la data di ricezione delle fatture ricevute. Non resta che selezionare tali cartelle nel percorso di robot “Collegamenti/Acquisizione da file xml” per l’importazione in contabilità.

Nota: Dovendo ripetere l'operazione di esportazione fatture, ricordarsi di copiare i file .zip nella stessa cartella di partenza (..Desktop/Fatture Scaricate). A tal fine è consigliato cancellare le cartelle "Attive" e "Passive" per evitare errori di importazione.